Quais são os níveis de planejamento e como atuar em cada um deles na Construção Civil?

Obter um bom resultado na entrega do empreendimento depende de um processo bem estabelecido de gestão e planejamento de obras. É preciso entender que existem diferentes níveis de planejamento, os quais abrangem várias fases do ciclo de vida de um projeto. 

O planejamento é um processo de tomada de decisão que envolve o estabelecimento das metas e dos meios necessários para atingi-las, sendo efetivo apenas quando seguido de um controle. As metas são definidas no longo prazo, os meios no médio prazo e o controle é feito no curto prazo. Planejar em todos os níveis — curto, médio e longo prazos — é crucial para o sucesso global de uma empreitada na Construção Civil. 

Neste texto, vamos explorar a hierarquia presente no processo de planejamento de obras e você entenderá a importância de atuar em todos os níveis de planejamento nos projetos da Construção Civil. Vamos lá? 

Entendendo os níveis de planejamento de obras

Os níveis de planejamento de obras orientam sobre as prioridades e os impactos das atividades em cada fase do projeto. Um planejamento de curto prazo, por exemplo, determina atividades diárias e como influenciam no conjunto de tarefas. Uma atividade em atraso ou que não foi concluída no dia vai prejudicar as outras fases do planejamento.

O planejamento de longo prazo apresenta uma visão mais ampla do projeto e suas entregas. Nesse nível de planejamento, são definidas metas abrangentes que influenciam em diferentes etapas, processos e áreas. 

Já a médio prazo, o planejamento se refere ao desenvolvimento de um olhar tático, que envolva outros departamentos, como orçamentário, compras etc. Seu foco está voltado para as atividades que precisam ser resolvidas antes da execução no canteiro. Ele se refere à remoção de restrições para que a obra possa ocorrer normalmente, sem imprevistos. 

A preocupação com relação ao planejamento de curto prazo é bastante comum nas construtoras, pois apresenta uma visualização e um impacto maior para a rotina na obra. Por outro lado, a falta de atenção para o planejamento de longo prazo pode impedir que as metas maiores, como o cumprimento da entrega final, sejam concluídas com sucesso.

Ao longo do conteúdo, você vai entender melhor sobre as características de cada um dos níveis de planejamento e como cada um influencia no projeto como um todo.

Hierarquia dos níveis de planejamento 

Assim como há níveis de planejamentos dentro da organização da construtora, também há uma hierarquia de planejamento operacional dentro das obras, que podem ser divididas em curto, médio e longo prazo. Elas são interdependentes e cada nível possui um objetivo diferente em termos de apresentação para o cliente e execução operacional.

Na gestão de obra, quanto mais descemos o nível do planejamento, mais aumentamos o nível de detalhamento das atividades.

Para cada nível de planejamento há um horizonte determinado, qual a natureza da tomada de decisão e os objetivos de se planejar em cada um deles. Veja na tabela a seguir a orientação geral e continue acompanhando para se aprofundar em cada um dos níveis. 

Planejamento de longo prazo

O planejamento de longo prazo, também chamado de Master Plan ou Plano Mestre, é o que acontece no nível de tomada de decisão estratégico. Nele, são estabelecidas pelo gestor as principais metas do cronograma da obra como um todo, e ele é trabalhado pensando no período total da obra, desde a primeira atividade necessária até a última.

Tradicionalmente esse planejamento é feito utilizando o MS Project ou planilhas simples de Excel. Esse método acaba sendo de difícil atualização e moroso quando um replanejamento da obra precisa ser feito.

Existem softwares de planejamento digitalizados, que permitem o planejamento em Linha de Balanço, vinculação com as relações de dependência e facilitando, assim, a reprogramação do planejamento, se necessário.

Uma boa prática para seu planejamento de longo prazo, associada aos métodos de gestão à vista, é montar a Linha de Balanço, imprimir e fixá-la na parede, tanto no canteiro de obras quanto no escritório da empresa. Assim, todos os envolvidos conseguem acompanhar todos os serviços previstos até o momento de conclusão da obra.

Dentro da estratégia de planejamento a longo prazo, principalmente no que diz respeito aos aspectos financeiros da obra, estão também o que se conhece como os gráficos da Curva S e da Evolução Mensal. Eles contribuem com o acompanhamento do avanço físico da obra e com o alinhamento de toda a equipe sobre em que etapa o projeto se encontra.

Planejamento de médio prazo

O planejamento de médio prazo, também chamado de “Lookahead planning”, tem como período de análise a frequência mensal ou trimestral. Esta etapa é mais curta e se refere ao plano tático, ou seja, onde serão analisados os cenários e estratégias de execução do cronograma. 

Esse tipo de planejamento auxilia na remoção de incertezas e gargalos para que o nível operacional, ou de curto prazo, possa acontecer. Diversos setores estão envolvidos a fim de se identificar e mapear as diferentes restrições existentes no processo para removê-las e permitir a execução no prazo, custo e qualidade desejados. 

Um bom exemplo para se pensar neste nível de planejamento é a compra de material. Se essa compra for deixada para última hora, corre-se o risco de não conseguir material suficiente ou haver um aumento imprevisto de custos. Portanto, quando se realiza um planejamento a médio prazo, a compra do material na hora certa é facilitada. 

O plano médio é, na prática, a aplicação de um zoom no cronograma de longo prazo, somente selecionando-se o período de um a três meses que se deseja analisar. Esse é o momento em que o controle de tarefas e a remoção de restrições são aplicáveis.

Uma forma de realizar um planejamento de médio prazo é por meio da utilização de um Kanban.O Kanban é uma abordagem enxuta que utiliza um quadro dividido em três etapas: a fazer, fazendo e feito. As atividades do projeto são representadas por cartões fixados em colunas correspondentes a cada etapa, proporcionando uma ferramenta visual para controle de fluxo e gestão de tarefas. Essa metodologia simplifica a visualização e remoção de restrições e aumento da produtividade da equipe.

Planejamento de curto prazo

Também chamado de Last Planner System, o planejamento de curto prazo analisa um período semanal, com objetivo de obter detalhes sobre as tarefas da semana. É aqui que o engenheiro, mestre de obras ou encarregado ficará sabendo sobre todos os serviços que precisam ser executados em cada semana para entregar a obra no prazo final previsto. 

Devido ao seu nível de detalhe, a programação de curto prazo é ideal para identificar os motivos pelos quais as atividades da semana tiveram atrasos ou não ocorreram conforme o planejado.. Isso porque, ao considerar as atividades a serem realizadas, quando elas devem ocorrer, onde (quais lotes) e a quantidade de materiais, pessoas ou outros recursos serão utilizados, o planejamento de curto prazo dita o andamento da obra.

Sendo assim, o planejamento de curto prazo é uma ferramenta de produção e controle muito importante também para a tarefa de apropriação de serviços da obra, guiando o profissional responsável e facilitando a transmissão de informações de avanço para o planejador.

Neste planejamento, são atribuídos os recursos físicos às atividades programadas no plano de médio prazo e seu fracionamento em lotes menores de atividades, compondo as células de produção, no caso, chamadas de pacotes de serviços. 

Nessa etapa também são feitos os pedidos de materiais e o controle da obra, pois se trata de um planejamento mais detalhado, no qual são discriminadas atividades que compõem a célula, podendo assim, o engenheiro intervir para melhorar o processo e evitar atrasos.

Portanto, o mecanismo do Last Planner aumenta a confiança de cada equipe de trabalho, melhora a credibilidade de fornecimento dos recursos na hora certa e melhora a credibilidade do planejamento geral. Assim, o Last Planner é entendido como um sistema de planejamento e controle da produção que permite aumentar a credibilidade do fluxo de trabalho.

Como boa prática para extrair os melhores resultados deste planejamento, o gestor pode realizar reuniões semanais com as equipes de campo da obra para repassar as metas da semana e fazer com que o comprometimento do time se eleve. 

A importância e benefícios de se atentar aos três níveis de planejamento

Com base no planejamento de longo prazo, seu detalhamento no médio e o acompanhamento no curto prazo pode-se obter uma redução no cronograma de entrega da obra, além de vários outros benefícios, dentre eles:

• Economia de tempo e dinheiro;
• Simplificação do trabalho realizado;
• Diminuição da variabilidade e quantidade de etapas do processo;
• Aumento da transparência e, com isso, da capacidade de controle;
• Conscientização e envolvimento de todos na busca pela melhoria contínua;
• Aumento da capacitação dos profissionais;
• Ordenação e limpeza do canteiro de obras.

O planejamento de curto prazo causa muita preocupação nos gestores devido aos impactos que pode causar para as outras etapas do processo. No entanto, dedicar-se muito a essa etapa pode fazer com que o gestor não destine suficiente atenção às fases estratégicas e táticas do planejamento. 

Estar atento para o médio e longo prazo permite que o gestor veja o seu projeto no futuro e consiga identificar possíveis pontos de fricção, que causam impactos maiores, envolvendo outras áreas.

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Conclusão

Como foi possível perceber, planejar-se considerando todos os horizontes temporais é essencial para garantir a entrega do empreendimento no prazo correto e nos menores custos possíveis.   O planejamento traz agilidade na tomada de decisão, produtividade para a equipe e ganhos em eficiência operacional. 

Ao antecipar desafios potenciais e alinhar estratégias a curto, médio e longo prazo, a organização se posiciona de forma mais robusta, assegurando não apenas a pontualidade na conclusão do projeto, mas também maximizando os recursos disponíveis. 

Além de entender a importância dos níveis de planejamento, foi possível explorar ferramentas, como a Linha de Balanço, o Kanban e o Last Planner, que fazem parte da filosofia Lean e auxiliam a reduzir desperdícios, aumentar a eficiência dos projetos e ganhar previsibilidade. Essa abordagem não apenas mitiga riscos, mas também estabelece as bases para o crescimento sustentável, promovendo uma gestão eficaz e resultados excepcionais.