Gerenciamento de obras: guia completo para construtoras

O gerenciamento de obras é uma prática indispensável para garantir a execução de projetos de construção dentro do prazo, sem estouro de custos e atendendo aos requisitos de qualidade e desempenho desejados.

Especialmente porque, da concepção do empreendimento à sua entrega, há um longo caminho envolvendo centenas (ou milhares) de atividades desempenhadas por profissionais de diferentes perfis.

É função da engenharia coordenar esses trabalhos com técnica e maestria, evitando erros e ineficiências que possam causar prejuízos ou até mesmo inviabilizar o empreendimento.

O trabalho é feito em duas frentes:

• No escritório: profissionais de planejamento e a gerência de engenharia estudam o projeto e detalham o plano de ação para executá-lo;
• No canteiro: cabe ao engenheiro ou à engenheira de obra gerenciar as equipes e controlar o andamento das atividades, garantindo aderência ao planejamento e ao orçamento.

Com um planejamento bem realizado, levando em conta a interdependência dos processos construtivos, é possível obter expressivos ganhos de produtividade em um empreendimento.

Quer dois exemplos práticos? Então veja só!

Aplicando a metodologia Lean Construction em seu planejamento, uma construtora conseguiu reduzir em 25% o cronograma de execução de um empreendimento residencial concluído em 2022 em São Paulo. Isso significou uma economia de até 4% no custo total de obra, relacionada sobretudo às despesas indiretas do projeto.

Já em São José (SC), na Grande Florianópolis, a construtora RDO adotou a tecnologia da plataforma Prevision para reduzir o cronograma do empreendimento Ville de Luxembourg em 112 dias. Segundo a empresa, a redução de custos estimada foi de R$ 250 mil, o equivalente a 1,5% do custo total da obra.

Impressionante, não?

Vamos entender, então, quais as melhores práticas para implementar um sistema de gerenciamento de obras efetivo em sua empresa.

1. O que é gerenciamento de obras?

O autor Giuliano Pollito descreve em seu livro “Gerenciamento de obras: Boas práticas para a melhoria da qualidade e da produtividade” (Editora Pini, 2015) que a realização de um empreendimento pode ser dividida em quatro fases:

1. Business case: fase de definição do produto, com a análise de viabilidade do negócio e o lançamento do empreendimento.
2. Desenvolvimento: com os requisitos de produto definidos, é o momento de escolher processos construtivos, elaborar os projetos, detalhar orçamentos e cronogramas e planejar a obra.
3. Implantação: é a fase de construção propriamente dita, em que os recursos são adquiridos, mobilizados e aplicados, com inspeção de qualidade ao final de cada atividade.
4. Operação: com a entrega do projeto, é a fase em que o produto será desfrutado, demandando procedimentos contínuos de manutenção a fim de atingir e superar sua vida útil.

Para manter o controle sobre o andamento de projetos de construção, é preciso aplicar um conjunto de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para organizar os processos ao longo de todo o ciclo do empreendimento. É o que se faz no gerenciamento de obras, que contempla diferentes dimensões:

• Prazos;
• Custos;
• Qualidade;
• Recursos humanos;
• Riscos;
• Compras;
• Comunicação.

As equipes de planejamento e engenharia, no escritório da construtora, têm um papel fundamental nas etapas pré-construtivas a fim de garantir um plano de ação fluido na fase seguinte.

Na execução da obra, já com as atividades de campo em andamento, é hora da engenheira residente ou do engenheiro residente tomar as rédeas da situação, garantindo a aderência ao planejamento físico e financeiro do empreendimento.

Ao longo do projeto e em seu fechamento, é boa prática que todos se reúnam para avaliar criticamente o que funcionou e o que não funcionou, registrando as lições aprendidas do projeto visando à melhoria contínua dos processos.

Gestão ou gerenciamento de obras?

Muitas pessoas usam os termos de forma intercambiável, como sinônimos, inclusive em livros e artigos técnicos.

No entanto, o termo gestão está associado a uma abordagem mais teórica sobre o tema. A Secretaria de Gestão e Governo Digital do Estado de São Paulo define o termo como um “conjunto de regras, funções e conhecimentos de que se lança mão para executar com eficiência e eficácia qualquer atividade”.

A palavra gerenciamento, por sua vez, tem sua origem etimológica no latim gerens – aquele que gere, gerente. Está, dessa forma, mais associada à prática da gestão, dizendo respeito ao trabalho de atribuição de tarefas, acompanhamento do progresso das atividades, resolução de problemas e comunicação com os membros da equipe.

O gerenciamento de obras, então, é a aplicação, por um profissional, da gestão de obras, um universo de regras, funções e conhecimentos que permite à construtora executar um projeto com eficiência e eficácia.

A gestão de obras, por sua vez, contempla diversas disciplinas: gestão de recursos humanos, gestão financeira, gestão de suprimentos, gestão de qualidade, gestão de riscos. A equipe de engenharia é responsável pelo gerenciamento dessas áreas no canteiro ao longo da realização do projeto.

E como tudo isso se traduz em um empreendimento real? Para analisar o processo com mais facilidade, vamos dividir o ciclo de uma obra em três fases: a pré-construção, a construção e o pós-construção.

2. Gerenciamento de obras: Fase pré-construção

No caso de um empreendimento imobiliário, por exemplo, o processo começa com a etapa de levantamento de dados.

Aqui, o processo é conduzido pela equipe de incorporação, que faz pesquisas de mercado para entender as demandas do consumidor, o potencial econômico de um novo projeto, restrições jurídicas etc.

Desse processo nasce um programa de necessidades, que lista as demandas para o empreendimento (por exemplo, piscinas, quadras, áreas de lazer etc.) e seus requisitos de desempenho.

Essas informações serão repassadas para a equipe de engenharia e planejamento, que elaboram estudos mais aprofundados na etapa seguinte.

2.1 Estudo de viabilidade técnica e econômica

Esses estudos preliminares servirão de base para o desenvolvimento de um anteprojeto. Ele é composto por plantas e desenhos de arquitetura sem grandes detalhamentos.

Com todas essas informações em mãos, a construtora/incorporadora realiza um estudo de viabilidade para analisar as possíveis alternativas técnicas para execução dos serviços, bem como suas estimativas de custos e de prazos.

Com base nessas análises, a construtora bate o martelo se realizará ou não o empreendimento.

2.2 Projeto

Com o sinal verde da equipe de incorporação, a engenharia começa a coordenar a elaboração do projeto básico.

O documento mestre é o projeto de arquitetura, que norteará a elaboração de todas os demais projetos complementares: estrutura, fundações, impermeabilização, revestimentos etc.

O projeto básico traz o conjunto de elementos que definirão a obra (materiais, equipamentos, serviços etc.) em cada uma de suas etapas. Com essas informações, é possível realizar a orçamentação da obra e seu planejamento físico-financeiro.

Do projeto básico também deriva o projeto legal, uma espécie de resumo que contém as informações técnicas necessárias para a análise das autoridades competentes e a obtenção de alvarás e licenças para o início das obras.

Com a aprovação do projeto legal, são realizados os projetos executivos. Com um grau de detalhamento muito maior, ele contém plantas baixas, cortes, elevações e detalhes de cada parte da construção, orientando a mão de obra na execução de cada sistema construtivo.

2.3 Orçamento

Tanto as estimativas de custos, quanto as de prazos, evoluem conforme o nível de detalhamento dos projetos.

Nas etapas iniciais, sem detalhamento de projeto, as construtoras estimam o orçamento preliminar das obras com base em parâmetros genéricos como o custo por metro quadrado de construção.

O Custo Unitário Básico (CUB), aferido mensalmente pelos Sindicatos da Indústria da Construção (Sinduscon) locais, é a principal referência aqui.

À medida que os projetos são mais detalhados, as estimativas de custos tornam-se mais precisas.

Com os projetos básicos de arquitetura e complementares em mãos, a construtora pode elaborar a orçamentação da obra.

Aqui, o orçamentista interpreta os projetos e usa tabelas de referências de preços e composições de custos – como as do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil (Sinapi), elaboradas pela Caixa Econômica Federal – para detalhar os custos de cada etapa da construção.

Ao final do processo, a empresa terá uma planilha com o detalhamento dos custos em cada etapa da obra.

Também terá em mãos a Curva ABC, que mostra quais os insumos e serviços com maior impacto nos custos do projeto.

A Curva ABC é essencial para as equipes de compras e suprimentos determinarem as estratégias de negociação com os fornecedores de modo a obterem maior economia nas aquisições e contratações.

3. Gerenciamento de obras: Fase de construção

Com o amadurecimento do projeto, passamos à fase de construção, que poderá durar anos, dependendo do porte da obra.

Em função da longa duração dessa etapa e dos altos valores investidos, o planejamento e o controle da execução devem ser muito bem feitos para se evitar prejuízos.

Veja quais as principais frentes de gerenciamento de obra nesta fase.

3.1 Planejamento

Com base nos projetos executivos, a equipe de planejamento fica encarregada do sequenciamento de atividades da obra, estimando os recursos e o tempo necessário para cada uma delas.

Desse trabalho resulta o cronograma executivo de nível macro, também chamado de planejamento de longo prazo, que abarca as etapas executivas da obra como um todo.

Do planejamento de longo prazo deriva o planejamento de médio prazo, também chamado de lookahead planning, com um cronograma detalhado em períodos menores, a chamada programação mensal de atividades. Nesse momento, avalia-se o horizonte de atividades a fim de identificar e remover as restrições que possam comprometer a execução da obra conforme o planejamento da fase.

A programação mensal de atividades, por sua vez, se desdobra em um plano de ação bem mais detalhado, que é a programação semanal de atividades – ou planejamento de curto prazo. Ela contém todas as atividades que serão realizadas no canteiro ao longo de sete dias.

Quando cruzado com as informações do orçamento, o cronograma executivo gera um cronograma físico-financeiro, que mostra qual o orçamento previsto para cada mês da obra.

Esse documento é uma referência muito importante para a engenharia acompanhar a execução do projeto e sua aderência ao valor agregado da obra.

3.2 Gestão de equipe e recursos

Com o orçamento e os projetos em mãos, a equipe de compras e suprimentos da construtora pode dar prosseguimento às contratações essenciais para a execução da obra, removendo assim as restrições identificadas no planejamento de médio prazo (lookahead planning).

Lembra da Curva ABC gerada na fase de orçamentação? Pois bem, aqui ela será muito importante.

Os insumos e contratações da faixa A, que juntos somam 80% do orçamento da obra, receberão muita atenção da equipe de compras.

Profissionais experientes são destacados para cotar e negociar com os fornecedores, já que mesmo pequenas economias terão grande impacto no custo total final da obra.

Fazem parte do pacote de compras e contratações:

• Materiais de construção (concreto, cimento, tintas etc.);
• Máquinas e equipamentos (gruas, betoneiras, elevadores de obra, andaimes etc.);
• Empresas especializadas (fundações, ar-condicionado etc.);
• Empreiteiras de mão de obra.

Dependendo da obra, a equipe de RH da construtora também é envolvida para realizar a contratação de mão de obra própria.

No caso da contratação da mão de obra (própria ou terceirizada), a construtora deve garantir o atendimento à legislação trabalhista e às normas regulamentadoras aplicáveis, como a NR-18 – Segurança e Saúde no Trabalho na Indústria da Construção e a NR-35 – Trabalho em Altura.

3.3 Acompanhamento de obra e performance

O acompanhamento da execução e de seus indicadores se concentra na avaliação do progresso da obra conforme o planejamento.

As medições podem ser diárias, semanais, quinzenais ou mensais e a definição da periodicidade dependerá da disponibilidade da equipe e da dinâmica e necessidade de cada obra. Esses registros permitem acompanhar a evolução dos trabalhos e compará-la com a programação física de curto, médio e longo prazo.

Como muitos fornecedores são remunerados por metro quadrado de serviço executado, a medição também é o instrumento que vai autorizar o pagamento desses prestadores de serviço, com impacto no planejamento financeiro da obra.

Para garantir a efetividade desta etapa, a equipe de gerenciamento recorre a diversas ferramentas e indicadores que permitem monitorar a evolução do projeto.

Veja alguns deles:

• Curva S: Esta é uma representação gráfica da progressão do trabalho em relação ao tempo. Ela permite que a equipe visualize o avanço da obra, comparando o planejado com o executado e possibilitando a identificação precoce de eventuais desvios.
• Índice de Desempenho de Prazo (IDP): Este é um indicador que demonstra a eficiência do uso do tempo na obra. Um IDP igual a 1 indica que o projeto está em conformidade com o cronograma. Se for menor que 1, o projeto está atrasado e se for maior que 1, o projeto está adiantado em relação ao planejado.
• Índice de Desempenho de Custo (IDC): Semelhante ao IDP, o IDC mede a eficiência do uso dos recursos financeiros. Um IDC igual a 1 sugere que os custos estão em conformidade com o orçamento. Valores menores que 1 indicam que a obra está custando mais do que o planejado, enquanto valores maiores que 1 mostram que os custos estão abaixo do esperado.
• Percentual de Planos Concluídos (PPC): Esta métrica indica a porcentagem de tarefas que foram concluídas em relação ao total planejado para um determinado período. Ela é útil para avaliar a eficiência da execução no curto prazo e identificar possíveis gargalos no processo.
• Índice de Remoção das Restrições (IRR): Este indicador mede a eficiência com que as restrições identificadas em uma obra são resolvidas. Um IRR elevado indica que a equipe de gerenciamento está lidando bem com as restrições, minimizando os impactos sobre o andamento do projeto.

3.4 Gestão de mudanças

A economia contemporânea é dinâmica, e o contexto de mercado em que um projeto se insere pode ser alterado em questão de meses ou dias.

E como o ciclo de construção de uma obra é longo, as demandas de projeto podem ser revistas no meio do caminho. Alterações no programa de necessidades, com acréscimo ou supressão de elementos construtivos, tornam-se cada vez mais comuns.

A gestão de mudanças é o conjunto de conhecimentos que ajuda o gerenciamento de obras a se adaptar aos desvios do projeto original.

Essa abordagem leva em consideração quatro etapas:

1. Identificação: entender as alterações necessárias no projeto original, estudar alternativas e viabilidade.
2. Comunicação: envolver todas as partes envolvidas e explicar de forma clara e eficiente as alterações no projeto.
3. Implementação: revisão de projetos, custos, cronogramas e contratos, e execução da obra conforme as novas diretrizes.
4. Acompanhamento: monitoramento da implementação, sua aderência ao novo cronograma físico-financeiro e aos requisitos de qualidade acordados.

3.5 Replanejamento e reprogramação

Seja por mudanças nos requisitos técnicos do projeto, seja por imprevistos ligados ao andamento da obra (chuvas, quebra de equipamentos, atrasos de fornecedores, acidentes), a programação semanal muitas vezes pode não ser cumprida.

Neste caso, os engenheiros de obra, junto com a equipe de planejamento, precisam analisar o impacto dos imprevistos e realizar a reprogramação das atividades da obra. Isso ocorre quando o atraso pode ser recuperado no curto prazo, dentro da própria janela de programação semanal.

Quando o atraso envolve atividades críticas, porém, a construtora precisará reavaliar o cronograma e fazer o replanejamento da obra nas escalas de médio e longo prazo. Vale lembrar que eventuais atrasos podem ter impacto em revisões de contratos, na rentabilidade do projeto e na negociação das entregas com os clientes.

3.6 Controle da qualidade e segurança

Também é de responsabilidade do engenheiro ou da engenheira de obra garantir a execução do projeto com qualidade e atendimento às normas técnicas.

Algumas das responsabilidades desses profissionais incluem, entre muitas outras atividades:

• Verificação da montagem de armaduras, fôrmas e escoramentos;
• Acompanhamento de testes de estanqueidade de impermeabilização;
• Acompanhamento de ensaios de concreto como slump test, espalhamento e moldagem de corpos de prova.

Além de garantir a qualidade dos serviços, é responsabilidade da engenharia assegurar a integridade física dos trabalhadores e o atendimento às normas de segurança no trabalho.

Estas são algumas das funções da equipe de gerenciamento de obras:

• Acompanhar a movimentação de cargas com gruas e guindastes;
• Verificar as condições de máquinas e equipamentos, como serras e equipamentos elétricos;
• Verificar as condições de equipamentos de proteção coletivas, como guarda-corpos, telas e bandejas;
• Cobrar e orientar o uso de Equipamentos de Proteção Individual;
• Elaborar o Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho (PCMat).

4. Gerenciamento de obras: Fase pós-construção

Finalizada a obra, o processo de gerenciamento não se encerra. A etapa pós-construção é crucial para consolidar os aprendizados, aperfeiçoar processos e planejar as próximas ações.

É o momento de olhar para os desvios de planejamento e entender o que pode ser melhorado nos projetos futuros.

4.1 Análise de custo e prazo

Entre as possíveis perspectivas de avaliação final do projeto, essas são duas abordagens muito importantes para extrair lições e aprender com o empreendimento que foi concluído.

Veja a seguir algumas perguntas que podem nortear as análises nesta etapa.

Análise de custos

• O projeto foi concluído dentro do orçamento planejado? Se não, quais foram os principais fatores que contribuíram para o estouro do orçamento?
• Quais componentes do projeto custaram mais do que o previsto e por quê? Podemos evitar isso no futuro?
• Como as alterações e imprevistos do projeto afetaram os custos? Eles foram devidamente considerados e alocados no orçamento inicial?
• As estimativas de custo foram precisas? Se não, como podemos melhorar a precisão das estimativas futuras?
• Houve algum desperdício significativo de recursos que poderia ser minimizado em projetos futuros?
• Os fornecedores cumpriram com os custos acordados? Se não, como podemos melhorar a seleção e negociação?

Análise de prazos

• O projeto foi concluído no prazo previsto? Se não, quais foram os principais fatores que contribuíram para o atraso?
• As estimativas de tempo para as diferentes fases do projeto foram precisas? Se não, quais foram os fatores que levaram a discrepâncias?
• Houve algum atraso devido à coordenação ou comunicação entre as diferentes partes envolvidas no projeto (por exemplo, arquitetos, engenheiros, construtores, fornecedores)?
• Como as alterações e imprevistos afetaram o cronograma do projeto? Eles foram devidamente considerados e alocados no planejamento inicial?
• Houve alguma etapa do projeto que demorou mais tempo do que o esperado? Como podemos melhorar a eficiência nessas áreas no futuro?
• A equipe esteve adequadamente dimensionada e alocada durante todo o projeto para evitar atrasos?

A ideia é obter insights valiosos que possam ser usados para melhorar a eficiência e a eficácia dos futuros projetos da construtora.

Os resultados podem ser documentados em manuais de boas práticas e registrados em um repositório de conhecimento da empresa, para consultas futuras.

5. Dicas para melhorar seu gerenciamento de obras

Embora o gerenciamento de obras envolva uma ampla gama de práticas e estratégias, veja algumas dicas adicionais que podem ajudar sua empresa neste trabalho:

5.1 Mantenha uma comunicação clara entre as equipes

A boa comunicação é a espinha dorsal de qualquer projeto de construção bem-sucedido. Mantenha uma comunicação clara e frequente entre a equipe de campo e o escritório para garantir que todos estejam na mesma página e que os problemas sejam identificados e resolvidos rapidamente.

5.2 Incorpore os princípios da Lean Construction

A aplicação dos princípios da construção enxuta e ferramentas de gestão como o Last Planner System, Kaizen e o sistema PDCA (Plan-Do-Check-Act), podem levar a melhorias significativas na eficiência e eficácia do projeto. Eles focam na minimização do desperdício, no aprimoramento contínuo e no envolvimento da equipe em todas as etapas do processo.

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5.3 Use a tecnologia a seu favor

Esqueça registros em papel, Excel ou Project. Hoje, a tecnologia pode auxiliar muito o construtor no rastreamento de progresso da obra, na análise de dados, na identificação de mudanças nos projetos e no planejamento dos recursos da empresa.

A Prevision, por exemplo, é a plataforma líder de mercado para o planejamento lean de suas obras, proporcionando eficiência, resultado e previsibilidade. Ela trabalha integrada ao Sienge, que reúne em um único serviço a gestão de diversos setores da construtora, incluindo as áreas financeira, de contabilidade, qualidade e muito mais.

5.4 Aposte no BIM 4D

O Building Information Modeling (BIM) é uma metodologia que usa modelos 3D para gerenciar informações sobre um projeto de construção durante seu ciclo de vida. O BIM 4D inclui uma dimensão de tempo, permitindo o planejamento eficaz e a visualização da sequência de construção e do progresso da obra ao longo do tempo.

5.5 Adote a certificação PBQP-H e um Sistema de Gestão da Qualidade

A aderência ao Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat (PBQP-H) e a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) ajudam a garantir que as práticas de construção estejam em conformidade com os padrões nacionais e internacionais de qualidade. Eles são projetados para aumentar a qualidade e a eficiência, reduzir o desperdício e aumentar a satisfação do cliente.

6. Conclusão

O gerenciamento de obras desempenha um papel fundamental na indústria da construção, pois permite a execução de projetos de maneira eficiente, no prazo e dentro do orçamento estabelecido.

Ao longo do texto, exploramos as diferentes fases desse processo, desde a pré-construção até a conclusão do projeto.

Durante todas essas etapas, o gerenciamento adequado abrange diversos aspectos, como o planejamento detalhado, a coordenação das equipes, a gestão de custos, a qualidade dos materiais e o cumprimento das normas de segurança.

Além disso, ressaltamos a importância de aprender com cada empreendimento, avaliando custos, prazos e implementando melhorias para futuros projetos.

Em um setor competitivo como o da construção civil, investir em um gerenciamento de obras efetivo é essencial para alcançar o sucesso e a excelência na execução de projetos.

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