Passo a passo: como elaborar um cronograma físico-financeiro de obras

Saber como elaborar um cronograma físico-financeiro é fundamental para acompanhar todo o andamento dos processos da obra juntamente com os fluxos financeiros. Essa importante ferramenta permite um controle minucioso e integrado dos projetos, trazendo muitos benefícios até a conclusão da obra.

Mas antes disso, é fundamental compreender a diferença entre um cronograma físico e o orçamento da obra. Enquanto o cronograma físico delineia a sequência temporal das atividades do projeto, o orçamento avalia os custos relacionados à mão de obra, materiais, equipamentos e outros recursos.

Alinhando essas duas demandas presentes e tão importantes em uma obra, é que surge o cronograma físico-financeiro. Por meio dele, cada atividade do cronograma físico é acompanhada dos recursos financeiros para tal, criando assim um quadro mais completo de todo o projeto.

O cronograma físico-financeiro permite visualizar não somente as etapas da obra e seu cronograma de execução, mas também os recursos financeiros alocados para cada fase. Assim, gestores e profissionais têm uma visão abrangente da evolução do projeto, mitigando riscos de atrasos e desvios financeiros.

Neste artigo, iremos apresentar um passo a passo para a elaboração de um bom cronograma físico-financeiro, visando a redução de gargalos que podem estar prejudicando o desempenho da obra. Vamos lá?

Como elaborar um cronograma físico-financeiro? Confira o passo a passo

O cronograma físico financeiro oferece uma visão clara e estruturada dos projetos, permitindo o planejamento eficaz de recursos, otimização de prazos e a previsibilidade dos custos ao longo do tempo. No entanto, para que seja de fato eficiente, é fundamental seguir alguns passos específicos durante sua elaboração.

São eles:

1) Elaboração das EAPs física e de orçamento

O primeiro passo para saber como elaborar um cronograma físico-financeiro de obras é a estruturação das EAPs (Estruturas Analíticas do Projeto) – uma focada na dimensão física e outra no aspecto orçamentário da obra. Essas estruturas, também conhecidas como Work Breakdown Structures (WBS), desempenham papéis essenciais ao definirem as fases, atividades e o orçamento total do projeto.

A EAP Física tem o objetivo de desmembrar o projeto em partes gerenciáveis, delineando fases, atividades e tarefas. Funciona como um mapa detalhado que proporciona uma visão estruturada das etapas que conduzirão à conclusão bem-sucedida da obra. Cada fase é subdividida em atividades específicas e, por sua vez, estas podem ser fragmentadas em tarefas menores.

A clareza na definição de cada atividade é fundamental, pois auxilia na compreensão do escopo do projeto, facilitando a alocação de recursos, a estimativa de prazos e a identificação de dependências entre as atividades. A EAP física é o ponto de partida o qual todo o cronograma será edificado, portanto deve ser feita com muita atenção aos detalhes.

Por outro lado, a EAP de Orçamento concentra-se na alocação financeira para cada atividade e fase da obra. Ela é uma representação detalhada dos recursos financeiros que serão alocados para cada parte do projeto. Cada atividade listada na EAP física é acompanhada por uma alocação orçamentária correspondente na EAP de orçamento.

Esta estrutura é de extrema importância para garantir que os recursos financeiros sejam distribuídos de maneira adequada ao longo do projeto. Além disso, proporciona uma visão clara dos custos estimados para cada atividade, permitindo que a equipe de gestão e os envolvidos compreendam a extensão dos investimentos em cada fase da obra.

2) Estimativa de duração e sequenciamento

Depois da elaboração das EAPs, é preciso fazer a estimativa de duração e sequenciamento das atividades. Nessa fase, o foco fica na definição do tempo necessário para cada tarefa e na criação de uma ordem lógica que guiará a execução do projeto.

Na estimativa de duração, define-se, por exemplo, que o serviço de alvenaria vai levar 15 dias em cada pavimento. E que o serviço de drywall não pode começar antes da alvenaria ser finalizada (sequenciamento).

Estimar a duração das atividades é uma etapa crucial, pois atribui prazos realistas para a conclusão de cada projeto. Para realizar essa estimativa com precisão, é necessário compreender a complexidade de cada etapa e a quantidade de trabalho envolvida.

Aqui é possível recorrer a dados históricos de projetos similares, consultar especialistas da área e utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos. Contudo, é prudente adotar uma abordagem conservadora ao estimar prazos, evitando subestimação que possa causar atrasos ou superestimação que impacte o desempenho geral do projeto.

Fatores externos, como sazonalidade, condições climáticas e disponibilidade de recursos, também devem ser considerados.

3) Estimativa de custos

Neste passo é realizado um detalhamento minucioso do cálculo dos custos associados a cada atividade do projeto, contemplando tanto as despesas diretas quanto as indiretas.

O cálculo das Despesas Diretas é fundamental para compreender os custos específicos vinculados a uma atividade. Isso engloba gastos como materiais, mão de obra direta e equipamentos exclusivos para a execução da tarefa. Requer uma análise detalhada das quantidades necessárias de materiais, os preços atualizados desses produtos e os custos da mão de obra envolvida.

Já as Despesas Indiretas incluem custos que não podem ser atribuídos diretamente a uma atividade específica, mas são essenciais para o andamento geral do projeto. Isso pode abranger aluguel de instalações, seguros, custos administrativos e outros gastos gerais. Ao calcular as despesas indiretas, é crucial considerar a proporção de contribuição de cada atividade para esses custos gerais.

4) Elaboração do cronograma da obra

Este é um passo muito importante para entender como elaborar um cronograma físico-financeiro. Aqui, deve ser criada uma representação visual das atividades na obra ao longo do tempo, considerando a distribuição das atividades e recursos em cada etapa para evitar desperdícios de tempo e dinheiro.

Retomando o exemplo da etapa de estimativa de duração e sequenciamento, lembra que definimos que o serviço de alvenaria teria duração de 15 dias em cada pavimento? Aqui no cronograma, vamos especificar exatamente as datas de execução. Por exemplo: a alvenaria vai acontecer do dia 15/08 ao dia 30/08 no pavimento 1, do dia 31/08 ao dia 14/09 no pavimento 2 e assim por diante.

Dessa forma, o Cronograma da Obra é uma ferramenta que traduz todo o planejamento em uma visão temporal clara e acessível. Ele permite visualizar quando cada atividade vai acontecer, quais são as dependências entre as tarefas e como os recursos serão alocados ao longo do projeto. A representação visual ajuda os profissionais a compreender a sequência lógica das atividades e os marcos importantes do projeto.

Para que seja um cronograma eficiente, é preciso fazer com atenção a distribuição das atividades ao longo do tempo. Isso implica evitar sobrecargas ou ociosidade excessiva de recursos, sejam eles mão de obra, equipamentos ou materiais. Distribuir as etapas de forma equilibrada contribui para evitar desperdícios, além de otimizar a utilização dos recursos disponíveis.

A Linha de Balanço é uma técnica frequentemente utilizada para facilitar essa distribuição. Ela permite visualizar como as atividades se inter-relacionam e como o fluxo de trabalho progride de forma contínua, minimizando interrupções e gargalos.

5) Elaboração do cronograma físico-financeiro

Neste passo é que acontece de maneira prática a elaboração do cronograma físico-financeiro. Ou seja, quando é feita a combinação do cronograma de prazos com o orçamento determinado para cada etapa do projeto (que poderá ser a cada semana, quinzena, mês etc).

Assim, o cronograma físico-financeiro é a conclusão de todo o planejamento até este ponto. Ele oferece uma visão integrada das atividades, prazos e custos do projeto. A combinação do cronograma de prazos com o orçamento permite uma compreensão de como as atividades se desdobrarão ao longo do tempo, ao mesmo tempo em que é possível monitorar a alocação financeira para cada fase.

6) Acompanhamento

Nessa fase, realizamos o monitoramento contínuo do progresso da obra em relação ao cronograma físico-financeiro, garantindo que o projeto esteja alinhado com o plano original. Essa é uma etapa indispensável para assegurar que o projeto permaneça no caminho certo.

O acompanhamento envolve comparar o andamento real das atividades com o que foi planejado no cronograma. Isso possibilita identificar desvios, antecipar problemas e tomar medidas corretivas a tempo.

Uma ferramenta valiosa utilizada nessa fase é o Gerenciamento de Valor Agregado (EVM). O EVM é uma metodologia que permite avaliar o desempenho do projeto comparando o valor planejado com o valor executado. Ele mede não apenas o progresso em termos de prazos, mas também em relação aos custos, oferecendo uma visão integrada do desempenho do projeto.

Com base no EVM, é possível calcular indicadores como o Índice de Desempenho de Prazos (IDP) e o Índice de Desempenho de Custos (IDC), que fornecem insights valiosos sobre a eficiência da execução.

Importância do cronograma físico-financeiro

O cronograma físico-financeiro desempenha um papel crucial na gestão eficiente e bem-sucedida de empreendimentos, proporcionando uma série de benefícios que contribuem para o sucesso global do projeto. Veja alguns deles:

1. Previsibilidade de Desembolsos ao Longo do Tempo:

O cronograma físico-financeiro oferece uma visão clara e organizada dos gastos ao longo do projeto. Isso possibilita a previsão e o planejamento adequado dos desembolsos financeiros, permitindo que a equipe de gestão saiba quando e quanto dinheiro será necessário em cada etapa. 

2. Manutenção de um Fluxo de Caixa Saudável:

Um fluxo de caixa equilibrado é fundamental para a saúde financeira do projeto e da organização. O cronograma físico-financeiro ajuda a evitar picos de despesas e a planejar os gastos de forma a manter um fluxo de caixa saudável ao longo do tempo. 

3. Evitar Estouros de Orçamento:

Um dos maiores desafios em projetos de construção é o risco de estouros de orçamento. Por meio do cronograma, é possível fazer uma alocação precisa dos recursos e a identificação de possíveis desvios financeiros antecipadamente. Isso possibilita a implementação de medidas corretivas a tempo, evitando que os custos excedam o planejado.

4. Redução de Desperdícios de Recursos

A integração do cronograma de prazos com o orçamento contribui para a alocação eficiente de recursos ao longo do tempo. Isso ajuda a evitar o desperdício de recursos valiosos, como mão de obra, materiais e equipamentos, ao planejar cuidadosamente sua distribuição.

Conclusão

Agora que você já sabe como elaborar cronograma físico-financeiro de obras, poderá fazer com que essa estratégia desempenhe um papel essencial na gestão de projetos de construção. Unir prazos e orçamentos proporciona previsibilidade de desembolsos, mantém um fluxo de caixa saudável, evita estouros de orçamento e reduz desperdícios de recursos.

Neste processo, a tecnologia também desempenha um papel crucial atuando como facilitadora. Softwares de gestão de obras, como a Prevision, oferecem integração nativa com ERPs, facilitando a conexão físico-financeira. Assim, trazem benefícios como precisão, agilidade, colaboração e facilidade na gestão, permitindo análise de cenários diversos em poucos cliques.

Para aprofundar seus conhecimentos, recomendamos o download do material “Guia para implementar uma cultura de dados e melhorar a conexão físico-financeira das obras“. Com essa abordagem abrangente, é possível alcançar uma gestão de projetos mais eficiente e bem-sucedida, beneficiando todas as partes envolvidas.