Gestão à vista na construção: o que é e por que aplicar?

Problemas com a execução do planejamento de obras podem indicar que a obra está falhando na visibilidade da gestão. Métodos de gestão à vista na construção são eficazes para eliminar as causas raiz dos problemas que estão levando ao não cumprimento do cronograma.

De maneira geral, a gestão à vista pode ser aplicada em diversos contextos e corresponde à exposição visual de informações relevantes do ambiente de trabalho, para que todos saibam o que está acontecendo. Na Construção Civil, esse método é aplicado para obter um gerenciamento acessível da obra e democratizar o acesso às informações importantes.

Neste artigo vamos abordar o que é gestão à vista, quais são os desafios da gestão à vista na Construção Civil, porque aplicá-la e o passo a passo para começar. Vamos lá? 

O que é gestão à vista?

O conceito de gestão à vista compreende um conjunto de metodologias cujo objetivo é democratizar as informações críticas, tornando-as disponíveis e visíveis a todos os envolvidos. Ou seja, esse sistema de gerenciamento tem por objetivo melhorar o desempenho por meio do alinhamento da visão organizacional, valores e objetivos. 

Sua aplicação é feita utilizando um conjunto de elementos, que são: 

• Quadros de desempenho que exibem os resultados-chave do projeto;
• Cronogramas em Linha de Balanço que mostram as dependências entre atividades;
• Quadro de acompanhamento de tarefas que exibem o fluxo de trabalho;
• Mapa de riscos que apontam atividades críticas e que requerem atenção.

É um método eficaz derivado da Filosofia Lean que busca aumentar a produtividade, transparência, comunicação e engajamento da equipe. Isso porque, além de conectar as equipes, deixa claro quais são os entregáveis, as ações planejadas e os resultados de cada ação.

Um exemplo de gestão à vista é a metodologia enxuta Kanban, que utiliza um quadro dividido em três etapas: a fazer, fazendo e feito. As atividades do projeto são representadas por cartões fixados em colunas correspondentes a cada etapa. Esse método oferece à empresa uma ferramenta eficaz para controlar o fluxo e gerenciar visualmente as tarefas. 

Ao contrário de processos que envolvem uma sobrecarga de informações, como mensagens, e-mails, planilhas, listas de tarefas e relatórios constantemente verificados, o Kanban proporciona uma visualização simples e ágil. Dentro dessa abordagem de gestão à vista, essa metodologia permite consolidar todo o volume de demanda em uma única informação visual, fácil de interpretar.

Desafios da gestão à vista na construção

Apesar de, à primeira vista, o método consistir em aplicações mais simples, muitas empresas possuem certa dificuldade em sua aplicação. Abaixo, é possível entender alguns dos motivos pelos quais construtoras podem ter dificuldade em implantar:

Mudança de forma de pensar e agir

Um dos desafios da implantação das ferramentas de gestão à vista é que elas requerem uma mudança na forma de pensar e agir de todos os envolvidos. Assim como o Lean, a gestão à vista não consiste em uma ação pontual, e sim em uma mudança completa na organização e por consequência, na maneira que todos da equipe se relacionam com a obra. 

Um exemplo de mudança é a transição para um foco no controle de todo o processo e introdução da melhoria contínua. Ou seja, para que a gestão à vista tenha sucesso, é essencial haver um acompanhamento constante para garantir que as informações estejam sempre atualizadas e que, a partir disso, estratégias sejam traçadas para eliminar impedimentos e aperfeiçoar o processo de planejamento e execução da obra.

Envolvimento de todo o time

Outra prática muito utilizada na gestão à vista, é o envolvimento do time, inclusive o operacional. A participação da equipe traz diversos benefícios para a obra, dentre eles, garante que o planejamento seja realizado de forma conjunta, alinham-se as expectativas, todos ficam sabendo exatamente o que deve ser feito e quando deve estar pronto, ampliando a produtividade de toda a equipe.

Um benefício muito importante, fruto do envolvimento dos colaboradores, é o sentimento de pertencimento. Em seus artigos, Koskela, pioneiro no desenvolvimento do Lean Construction, atribui à gestão à vista as funções de criar a sensação de propriedade compartilhada e unificação. Ou seja, o sistema de gestão resulta no fortalecimento dos vínculos do colaborador com a construtora, no fortalecimento da união para atingir uma meta conjunta e no enfraquecimento da postura de que “isso não faz parte do meu trabalho”.

Informações consolidadas e de qualidade

Não basta apenas pendurar dados nas paredes. É essencial garantir que todos consigam interpretar os dados que constam nos papéis ou telas a fim de que todas as informações expostas sejam claras, pois elas nortearão as estratégias adotadas na construção. 

Chris Harris e Rick Harris definem informações de qualidade como aquelas que são relevantes, corretas, atualizadas, fáceis de entender e estimulantes. Para garantir a clareza e qualidade das informações e sanar eventuais dúvidas, a participação da equipe na hora do planejamento também é essencial. 

Caso necessário, ainda pode-se realizar a capacitação dos colaboradores para que eles estejam aptos a tirar conclusões dos dados expostos. Assim, todos ficam alinhados e conseguem agir com eficiência frente aos imprevistos que podem surgir durante o andamento do projeto.

Por que aplicar gestão à vista em sua obra?

Cada vez mais, as pessoas são bombardeadas por informações. Neste contexto, a gestão à vista é utilizada como mecanismo simples e eficaz para disponibilizar dados e informações de qualidade para todos os envolvidos no projeto. 

A gestão visual pode ser utilizada para diversas funções. Neste artigo citamos algumas delas relacionadas ao planejamento de obras, como a motivação atrelada ao sentimento de posse e unificação dos colaboradores. Existem, ainda, ferramentas que promovem a segurança, disciplina e simplificação do trabalho.

A adoção de ferramentas de gestão à vista digitais é o primeiro passo para que empresas tomem decisões mais precisas com base em dados. Isso porque incentivam a quantificação e acompanhamento do desempenho da obra, trazendo maior precisão dos resultados.

Além disso, ela promove a transparência, facilita a colaboração e respostas ágeis a desafios e mudanças no projeto. Isso contribui para um ambiente de trabalho mais eficiente e eficaz.

Como aplicar a gestão à vista? 

Agora que os benefícios da implementação da gestão à vista nas obras da Construção Civil estão mais claros, podemos partir para a ação. Confira um passo a passo de como implementar os novos processos no projeto: 

1. Identifique os principais objetivos

Realize uma análise dos últimos projetos realizados, a fim de identificar boas práticas e erros que se repetem. A partir dessa análise, defina claramente os objetivos que deseja alcançar com a gestão à vista. Isso pode incluir melhoria na comunicação, aumento da eficiência, redução de atrasos, entre outros.

2. Selecione os indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Mais do que saber o objetivo a ser cumprido, é preciso saber o que indica que se está no caminho certo. Para isso, identifique os KPIs mais relevantes para o seu projeto. Isso pode incluir indicadores de progresso, custos, qualidade, segurança e outros aspectos críticos.

3. Escolha as ferramentas visuais que serão implantadas

Agora que os objetivos já foram desenhados e os indicadores definidos, selecione as ferramentas visuais apropriadas para representar os dados. Elas podem incluir quadros brancos com informações urgentes, painéis para a gestão à vista digital do progresso da obra, cronograma em Linha de Balanço, planejamento semanal de atividades, mapas de riscos, entre outros.

4. Localize as informações de maneira estratégica

Levando em conta os caminhos percorridos por toda a equipe dia após dia, determine os locais estratégicos para exibir as informações visuais. Leve em consideração locais de reunião, áreas comuns de convivência ou locais de fácil acesso para toda a equipe.

5. Treine a equipe nas novas ferramentas e processos

Forneça treinamento para a equipe sobre como usar e interpretar as informações visuais.  Neste passo, é essencial certificar-se de que todos compreendam a importância da gestão à vista e como ela contribui para os objetivos do projeto. Além disso, garanta que todos compreendam os indicadores e como agir caso eles estejam abaixo ou acima do esperado.

6. Desenvolva processos para atualização das informações

Estabeleça processos claros para a atualização e manutenção das informações visuais. Defina colaboradores que ficarão responsáveis pela atualização de cada área da gestão à vista, seja ela física ou digital, assim é possível garantir que as informações estejam sempre atualizadas e precisas.

7. Criação de rotinas de reuniões

Para entender se todos estão realmente alinhados e adaptados aos processos da gestão à vista, implemente rotinas regulares de reuniões para revisar as informações visuais e a participação de cada pessoa da equipe. A periodicidade irá depender da complexidade do projeto e da adaptação dos envolvidos, podendo incluir reuniões diárias ou semanais para discussão do progresso, identificação de problemas e tomada de decisões rápidas.

8. Incentivo à participação e feedback

Para que a gestão à vista funcione, é preciso criar uma cultura que incentive a participação ativa da equipe. Ao explicar essa nova metodologia, deixe claro a importância da participação individual para alcançar os objetivos finais. Encoraje a contribuição de ideias, sugestões e relatórios de problemas. Certifique-se de que a gestão à vista seja uma ferramenta dinâmica e interativa.

9. Avalie de maneira contínua e aperfeiçoe os processos

De maneira regular, invista na avaliação de todos os processos implementados, verifique se eles estão funcionando dentro do esperado e veja se existe necessidade de reajustar algo. É imprescindível se abrir às necessidades de melhoria, durante o período de adaptação da equipe e até mesmo depois, já que os projetos na Construção Civil são diversos e repleto de especificidades.

A gestão à vista Lean é um método que visa melhorar o desempenho dos projetos por meio do alinhamento da visão organizacional, dos objetivos a serem cumpridos e das atividades prioritárias que os compõem. Na Construção Civil, área de projetos complexos e longos, a aplicação de ferramentas deste método ajuda na transparência, comunicação e alinhamento da equipe. 

Intrinsecamente derivada dos princípios da Filosofia Lean Construction, a gestão à vista traz visibilidade e transparência às informações, ajuda na identificação de desperdícios, incentiva o envolvimento de toda a equipe e preza pela melhoria contínua de todos os processos. 

Quer conhecer mais aplicações práticas da Filosofia Lean?  Leia o Guia Prático 6 aplicações da filosofia Lean Construction e transforme o planejamento e a gestão de suas obras: