O uso da metodologia Kanban para a gestão de restrições

Em busca de recursos para estimular o crescimento das empresas, reduzir os gargalos e aumentar a produtividade, as metodologias ágeis surgem como uma solução. Por se tratarem de conceitos simples e inovadores, os gestores conseguem inseri-los facilmente em seus processos. A metodologia Kanban, por exemplo, é uma referência nesse assunto.

A pesquisa Tendências para Transformar Sua Empresa em 2020, realizada pela CI&T, em parceria com a Opinion Box, revela que a ferramenta de gerenciamento estratégico canvas, o conceito de design thinking, os sprints de desenvolvimento, o conceito Kanban e a filosofia de gestão Lean são os recursos apontados pelos entrevistados como estratégicos para 2020. 

A seguir, você vai conhecer uma dessas tendências, a metodologia Kanban, e entender como aplicá-la na construção civil, especialmente na gestão de restrições. Aproveite a leitura. 

Metodologia Kanban: a origem e a ideia do conceito

A palavra “Kanban”, de origem japonesa, pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. O Kanban é um sistema eficaz, implementado pela Toyota na década de 40,  para aumentar a eficiência da produção e otimizar resultados. O método também é conhecido como processo de gestão visual. 

Basicamente, o Kanban é uma metodologia enxuta, onde um quadro é dividido em três etapas: a fazer, fazendo e feito. As atividades do projeto são divididas em cartões que são fixados na coluna que corresponde a cada etapa. Dessa forma, a empresa tem uma ferramenta de controle de fluxo e gestão visual de tarefas. 

O Kanban permite uma visualização simples e rápida, diferentemente de processos que envolvem inúmeras informações, mensagens, e-mails, planilhas, lista de tarefas e relatórios que precisam ser checados e acompanhados a todo momento. 

Por meio dessa metodologia, é possível reunir todo volume de demanda em uma informação visual única e simples de ser interpretada. 

Esse método tem atraído a atenção de gestores em diversos segmentos, inclusive na construção civil, pois é possível acompanhar qualquer estratégia e setor de uma empresa de forma simples. ampla e ágil. Desde o controle de compra de materiais à elaboração e gestão de projetos e gestão de restrições. 

Benefícios do uso do Kanban

Como metodologia de gestão e acompanhamento de tarefas, o Kanban oferece diversos benefícios para as empresas. Especificamente no setor de construção civil, listamos as principais vantagens identificadas pelas instituições. Confira algumas delas abaixo:

• Planejamentos mais confiáveis e obras com redução de atrasos;
• Monitoramento do desempenho da equipe e cumprimento de prazos;
• Melhora na comunicação e transparência da empresa, com a integração entre departamentos e parceiros;
• Foco nas prioridades; 
• Redução de desperdícios,  eliminando atividades que não agregam valor, como espera, transporte e movimentação na obra;
• Aumento de produtividade, otimizando o tempo dos colaboradores.

Esses aspectos positivos, propiciados pelo Kanban foram notados, principalmente, em processos de gestão de restrições. Entenda melhor a seguir como a gestão de restrições influência nos processos de planejamento e execução de obras. 

Como a gestão de restrições influência no planejamento de obras

A gestão de restrições conecta o planejamento de longo prazo ao de curto prazo e protege a produção. Realizando a gestão das restrições, estudos mostram que é possível obter um índice de PPC (Percentual de Planejamento Concluído) estável ao longo das semanas de produção na obra, executando pelo menos 90% das atividades semanais previstas. 

No planejamento de médio prazo (lookahead planning), é preciso verificar quais serviços previstos no planejamento de longo prazo podem ser executados. Dessa forma, é possível eliminar as restrições dos serviços que devem ser executados e garantir a produtividade. 

Para a execução adequada dos serviços na obra, sem bloqueio da produtividade, realocando equipes e sem desperdícios – com atividades que não agregam valor, o ideal é que todas as restrições sejam eliminadas antes das atividades serem distribuídas. Assim apenas as atividades que há certeza de que poderão ser realizadas são alocadas no planejamento de curto prazo. 

Quais os tipos de restrições em obras?

As restrições encontradas em obras podem ser de diferentes tipos. Destacamos as relacionadas a:

• Material;
• Mão de obra; 
• Máquina; 
• Método;
• Projeto;
• Espaço;
• Tarefas dependentes;
• Instalações provisórias;
• Segurança;
• Qualidade. 

As principais e mais comuns a serem analisadas, são as de material e mão de obra. No entanto, é extremamente importante formalizar as demais para a realização de um serviço de maneira ótima. 

Como gerenciar as restrições em 3 passos

A ideia é utilizar o Ciclo de PDCA, de melhoria contínua, que ajuda a tornar os processos de gestão mais ágeis, claros e objetivos, do planejamento a ação. Assim, para gerenciar as restrições com eficiência, indicamos focar nestes três passos iniciais: 

1 – Listar todas as restrições 

Olhando para os serviços a serem executados nos próximos meses do seu cronograma, liste suas respectivas restrições, categorias, responsáveis e datas limite para conclusão. 

Uma dica para não esquecer nenhuma categoria é realizar um planejamento colaborativo com todos membros envolvidos, das diferentes áreas da empresa: mestres de obras, empreiteiros, engenheiros, responsáveis de compras, gestores de qualidade, técnicos de segurança e diretores. Isso garantirá um planejamento completo e maior engajamento (comprometimento) da equipe.

2 – Inseri-las em um quadro 

Nesse momento, a metodologia Kanban vai ajudar. Após a identificação de todas as restrições, basta inserí-las em um mural ou um quadro digital, como o do Prevision.  

Os murais costumam ser divididos em três seções: A fazer, Fazendo, Concluídos. Outras etapas como, em análise, em desenvolvimento, em revisão,  ainda podem ser inseridas, de acordo com o fluxo que é desejado ser analisado. 

Definidas as etapas, divide-se o quadro em colunas, inserindo os cartões com as primeiras restrições e suas informações na primeira coluna. 

No Prevision, por exemplo, você tem um diferencial importante relacionado ao Kanban: é possível atrelar as datas de execução de cada atividade/restrição ao próprio cronograma da obra. Então quando o cronograma é atualizado, essas datas de execução também são. Além disso, os responsáveis cadastrados recebem avisos sobre suas tarefas diretamente nos seus e-mails. 

3 – Acompanhar o fluxo de trabalho

A partir daí, quando uma etapa da tarefa é concluída, o cartão pode ser deslocado para a etapa seguinte, até que restrição seja eliminada. Dessa maneira, todas as pessoas terão acesso às suas responsabilidades e uma visão clara de prazos e prioridades. Depois é só manter reuniões periódicas de avaliação do planejamento e alinhamento. 

Uma dica para gerar mais engajamento da equipe é fazer uma análise de remoção de restrições através de indicadores, como o percentual de atividades eliminadas pelo total, e estabelecer metas de cumprimento para os responsáveis. 

Outro diferencial do Kanban Prevision é que em cada uma destas etapas podem ser adicionados comentários e anexados arquivos e imagens. Além disso, também é possível ser registrado o histórico com as datas e responsáveis pela criação de um cartão, direcionando para outra etapa, e sua conclusão. 

Como vimos, com uma metodologia simples são obtidos resultados muito positivos para ter um planejamento mais assertivo, uma gestão mais eficiente e uma equipe mais produtiva. E você, está esperando o que para aprimorar ou aplicar o Kanban nas suas obras? Se quiser saber mais sobre como podemos ajudar entre em contato com a nossa equipe.