Gestão do tempo: troque horas operacionais por estratégicas

Um grande desafio da rotina de engenheiros em obras é a qualidade de tempo e produtividade. Para entregar um empreendimento dentro do prazo e custo previstos, e da maneira mais segura e sustentável possível, muitos processos são necessários. 

Relatórios são gerados e enviados e são feitas revisões de planos e decisões constantemente. Diversas planilhas em Excel são elaboradas e muitas pessoas precisam estar a par de tudo isso simultaneamente. 

No entanto, isso não quer dizer que não existam formas de tornar o dia mais produtivo. É possível economizar o tempo da equipe em diversas tarefas, e deixá-la livre para se concentrar em atividades mais estratégicas.

Melhorar a gestão do tempo e produtividade na construção civil é possível. Com um processo estratégico bem alinhado e com o apoio da tecnologia, você pode mudar a realidade na sua construtora. Continue a leitura e saiba mais sobre como colocar isso em prática!

Importância de gerenciar tempo e produtividade na construção civil

Existem alguns prejuízos que podem ser originados da falta de uma boa gestão de tempo e produtividade. A começar pelo atraso na entrega do projeto. Quando o tempo não é controlado, os profissionais se dedicam a atividades que não são estratégicas. Isso porque a equipe perde a noção de como o tempo dedicado àquela tarefa pode impactar em outras. Equipes mais produtivas são aquelas que entregam tarefas melhores, no menor prazo e utilizando menos recursos.

De acordo com o 2020 National Construction Payment Report, levantamento realizado anualmente pela Levelset, menos de 30% dos empreiteiros entrevistados afirmam terminar os projetos no prazo e dentro do orçamento.

O mesmo relatório revela que 70% dos entrevistados acreditam que a falta de gestão eficiente do trabalho faz com que os projetos ultrapassem o orçamento ou os prazos finais.

Sem um controle crítico, o gestor não será capaz de organizar os fluxos e definir as necessidades prioritárias. Além disso, também será mais desafiador alocar profissionais de acordo com a demanda de cada atividade.

O gerenciamento de tempo e produtividade melhora a qualidade das entregas dos serviços, proporcionando vantagens em diversos âmbitos. Com relação aos custos e uso de materiais, por exemplo, a gestão do tempo impede ou minimiza a ocorrência de desperdícios. 

Assim, é possível cumprir com o orçamento que foi planejado desde o início. Os benefícios são diversos e impactam, principalmente, a imagem da construtora. Isso porque, ao controlar melhor os prazos, a empresa consegue atender às expectativas dos clientes.

O que as construtoras ganham com uma melhor gestão do tempo e produtividade

1. Agilidade

Agilidade normalmente é o primeiro fator a ser observado em qualquer investimento feito para ganho de tempo e produtividade. Levando em consideração a rotina da obra, existem muitos momentos em que é necessário:

• levantar informações de projeto;
• dados de produção da mão de obra;
• apontamento de avanço físico;
• levantamento dos custos incorridos;
• criação de cenários;
• e assim por diante.

Em geral, boa parte dessas atividades são totalmente operacionais. Os profissionais dedicam horas a planilhas de Excel e até a anotações em papel. Quando esses processos manuais são eliminados e tecnologias são adotadas, a construtora ganha muito mais agilidade. 

Alguns exemplos são os aplicativos mobile, usados direto do canteiro de obras, ou interfaces amigáveis que facilitam o uso por qualquer integrante da equipe. O objetivo principal é transformar as horas operacionais em entrega de valor real e estratégico pela equipe.

2. Padronização

Outro ganho importante é a padronização das informações e dos processos. Fazer com que todos “falem a mesma língua” é extremamente necessário para agilizar os processos internos.

Uma situação bastante comum em times de engenharia é a existência de arquivos em planilhas diferentes e com autores distintos, mas que entregam a mesma informação. Quando cada uma é utilizada para obras diferentes, acaba gerando um retrabalho. Depois de coletar as informações é preciso traduzir tudo para a mesma linguagem e formatação.

Estabelecer um processo comum, com as principais informações a serem coletadas e definindo uma forma de visualizá-las evita que o tempo seja desperdiçado. A padronização é um ganho de tempo para quem lida com a manipulação de diversos dados. Para isso, no entanto, é preciso que todos tenham acesso às mesmas informações, de forma integrada.

3. Sincronização e distribuição

Dados do levantamento 2018 Industry Report Construction Disconnected, produzido pela PlanGrid em parceria com FMI, revelam que 45% dos profissionais de construção civil passam mais tempo do que o esperado em atividades extras não ideais.  

Para contornar isso, depois de padronizar as informações e colocá-las em um ambiente acessível a todos é preciso compartilhá-las. Em alguns casos,  cruzá-las com informações de outros softwares. 

Por exemplo, levar as informações de cronograma e progresso físico da obra para dentro do ERP da empresa. Assim, as informações financeiras ficarão mais apuradas. Ou ainda, repassar as informações de medição para a equipe financeira responsável pelos pagamentos. E também, elaborar relatórios para gestores, diretores ou acionistas da empresa.

Para que tudo isso seja feito de maneira a otimizar o tempo e produtividade de todos, é importante que as informações sejam atualizadas e sincronizadas rapidamente. 

Um caminho pode ser o investimento das construtoras em softwares que permitam atualizações simultâneas das informações. Além de contarem com a possibilidade de integração com outras ferramentas, que tornam a transmissão das informações mais rápidas. Dessa forma, o resultado será uma redução considerável no tempo de espera entre a coleta dos dados e a tomada de decisão.

Leia mais: ERP para construção civil: o que é e como funciona

4. Centralização, apresentação e acesso à informação

Outra consequência do uso de diversas planilhas, formatos de relatório e canais de comunicação para transmitir as mesmas informações é a descentralização da informação. Esse modelo dificulta o acesso aos dados e, em muitos casos, gera incoerência nas informações apresentadas.

Definir os dados mais importantes, que serão acompanhados continuamente, contribui para otimizar tempo e produtividade na coleta de dados. Sempre lembrando que é preciso priorizar a qualidade e não a quantidade de indicadores que serão coletados e analisados.

Para isso, é possível a construtora investir em uma solução que apresenta esses indicadores de maneira clara e objetiva, e permite acesso fácil e centralizado a eles. Isso é fundamental para evitar uma desconfiança sobre o que está sendo analisado. Além disso, contribui para eliminar o tempo perdido com a procura de planilhas e relatórios guardados nos arquivos da empresa. Assim, ganha-se tempo, uma vez que a informação estará sempre à mão.

5. Interação da equipe

Por fim, é importante que a solução escolhida seja implementada e incorporada na rotina de toda a equipe. 

O objetivo é que todos estejam sintonizados com o que está acontecendo nas obras da empresa, evitando falhas de comunicação ou falta de informações. Quando a comunicação não é efetiva, as conversas são menos produtivas e é necessário um número maior de reuniões, ligações e e-mails trocados.

Para evitar isso, a tecnologia contratada deve promover uma integração maior entre todos os envolvidos. Além de melhorar a comunicação entre as equipes, evitar retrabalhos, gerar soluções mais criativas e reduzir a curva de aprendizado de todos.

Como utilizar tecnologia na relação entre tempo e produtividade

Para melhorar a gestão do tempo e produtividade, as empresas podem adotar diversos métodos e tecnologias, como:

• Lean Construction;
• métodos ágeis de gestão (como o Kanban para gestão de restrições);
• softwares para planejamento e controle da obra;
• tecnologias como o BIM;
• etc. 

O uso desses recursos promete reduções de custo e prazo consideráveis. No entanto, é importante estar atento ao propósito de cada uma delas para que a melhor solução seja escolhida. 

Como a Prevision contribui

A plataforma permite que a construtora gerencie o tempo e a produtividade desde o planejamento da obra. Na própria atividade de planejar a obra já é possível identificar os ganhos. A empresa reduz o tempo de desenvolvimento do planejamento de dias para poucas horas. Desta forma a construtora ganha mais agilidade, não somente durante o planejamento da obra, mas também no início de sua execução.

Com o planejamento pronto, a construção do cronograma de obras pode ser feita em conjunto com o time da obra. Com as orientações de quem está no dia a dia do canteiro, o resultado é mais próximo do real e não do ideal, como acontece em muitos projetos. Isso permite uma maior padronização dos processos e centralização do acesso às informações, mantendo todos os envolvidos atualizados.

As ferramentas de controle permitem que todo o processo seja atualizado em tempo real, reforçando os benefícios da sincronização de informações. As empresas que utilizam a técnica de Linha de Balanço ainda têm o benefício de ter o cronograma atualizado automaticamente, de acordo com o avanço-físico da obra. 

Com essas informações, o gestor tem maior previsibilidade e consegue tomar decisões rápidas e de forma estratégica. Todas as informações são integradas e acessíveis para todos os envolvidos no projeto, gerando, consequentemente, uma maior integração da equipe. Empresas que utilizam outros softwares e ferramentas podem integrar seus dados por meio de APIs ou recursos nativos.

Tudo isso é possível porque na Prevision as soluções são desenvolvidas para tornar o dia a dia de engenheiros e gestores mais produtivo. Com mais horas dedicadas às decisões realmente estratégicas e não operacionais, todos os envolvidos saem ganhando.Ainda tem dúvidas de como é possível ganhar tempo e produtividade na prática? Então veja como a Joal Teitelbaum, construtora do Rio Grande do Sul, reduziu o cronograma de obras, mesmo durante a pandemia. Não deixe de conferir!